20200101

Ventajas del correo electrónico frente a la mensajería instantánea y otros medios



En esta época, es necesario utilizar medios para comunicarse y poder trabajar y estudiar a distancia. Muchas veces, no tenemos a disposición plataformas específicas en la institución en la que nos desarrollamos, y tenemos que hacer uso de las herramientas que tenemos a mano. Es así que utilizamos redes sociales, Whatsapp u otra mensajería instantánea, teléfono, videoconferencias, correo electrónico y otros medios. Sin embargo, la elección que hacemos de estos medios no es siempre la más adecuada, o afecta de manera imprevista nuestro desenvolvimiento o la organización de nuestro trabajo o estudio.
Por eso, luego de analizar la situación, hacer pruebas y explorar las funcionalidades de cada caso, decidí explicar en un video por qué recomiendo priorizar el uso del correo electrónico para trabajar y estudiar. Además, explico también por qué pienso que el abuso de las redes sociales, el estado de en línea permanente y otros hábitos similares, nos distraen y generan interrupciones que afectan nuestra concentración, nuestro aprendizaje y a nuestra productividad en general, ya sea en el trabajo o el estudio.


Qué es la Sincronía


Para comenzar, explicaremos qué es la sincronía, en los medios. Sintéticamente, se trata de la simultaneidad en la que se produce la comunicación. En los medios sincrónicos, las partes que participan en la comunicación permanecen en línea en el mismo momento, en forma simultánea. Algunos ejemplos de medios sincrónicos son los siguientes:

Medios Sincrónicos

  • Comunicación telefónica
  • Videoconferencia
  • Chat
Sin embargo, en los medios asincrónicos, la comunicación no se lleva a cabo en tiempo real, sino que se realiza por turnos, y en diferido. Las partes no necesariamente están en simultáneo interactuando. Algunos ejemplos de los medios asincrónicos, son los siguientes:

Medios Asincrónicos

  • Blogs
  • Sitios de noticias y sitios web en general
  • Correo electrónico
  • Foros de discusión
  • Youtube y similares
Algunas redes sociales como Youtube, tienen una dinámica y ritmo de publicación muy similar a los blogs, con la única diferencia que en los blogs el formato es mayoritariamente en texto e imagen, mientras que en Youtube se trata de formato de video. 
En los medios asincrónicos mencionados, es evidente que los usuarios no necesitan permanecer en línea en forma simultánea, sino que el momento de visita es independiente de la presencia en línea de cada una de las partes que participa en la comunicación.

El caso de las redes sociales

Las redes sociales como Facebook, en principio comenzaron como medios asincrónicos, aunque tenemos que decir que con el tiempo fueron incorporando muchas funcionalidades y herramientas orientadas al tiempo real y a la permanencia en línea. Por ejemplo: indica en el momento cuándo alguien está escribiendo un comentario,  las acciones de nuestros amigos como likes y otras reacciones, comentarios y publicaciones. Además, incorpora la mensajería instantánea y el chat, donde informa si la otra persona está en línea y si recibió nuestro mensaje, etc. Es decir, todo un conjunto de estímulos y funciones orientados a que se perciba la simultaneidad y a que todo sucede en tiempo real.
Cuando entramos a estas redes sociales, como Facebook, Instagram o Twitter, percibimos un flujo de información rápida y constante, y que todo eso está sucediendo en tiempo real. Si nos desconectamos, tenemos la sensación de que "nos estamos perdiendo de algo" porque constantemente hay publicaciones y novedades. Creemos que si entramos estaremos viendo qué están haciendo nuestros amigos, de qué se está hablando, qué es lo que está pasando. Todo eso, está cuidadosamente pensado para favorecer la permanencia en línea hasta tal punto que en algunos casos podría generar adicciones a las redes sociales.

El caso de Whatsapp y la mensajería instantánea.

La mensajería instantánea, decimos que es un medio sicnrónico porque el uso y el comportamienteo que genera, es el de chat. Para ello, incorpora una serie de funciones dirigidas a forzar este comportamiento: Informa si estás en línea a tus contactos, y si no estás en línea, cuándo fue la última vez que estuviste en la aplicación, notifica si recibís un mensaje, avisa si lo recibiste, si lo leíste, informa la actualización de estado, etc. De manera que todo este conjunto está orientado a estar en forma permanente On Line. Incluso, la aplicación impide un modo Off Line o fuera de línea. Es imposible desconectarla o cerrarla. Lo único que podemos hacer es apagar el teléfono o ponerlo en "modo avión". Una vez que instalamos la aplicación, estaremos en línea en forma permanente, y la aplicación estará notificando a nuestros contactos sobre nuestra actividad. Todo esto, conduce a que sea una aplicación muy adictiva y que rápidamente toma el protagonismo en el tiempo de uso del celular.

El correo electrónio.

El correo electrónico, en cambio, es un medio asincrónico. No está pensado para generar comportamiento sincrónico. Por esta razón, no informa a mis contactos de las acciones que yo hago en mi correo electrónico. No avisa si estoy en línea, si recibí un correo o si lo leí, o cuándo fue la última vez que estuve mirando mi correo electrónico. Es un medio que existe desde 1971, aunque antes, ya desde 1965, había otros sistemas que lo precedieron, aunque éstos sólo podían enviar mensajes entre personas que perteneciesen a la misma red, mientras que a partir de 1971 esto es posible de hacerse entre personas de distintas redes. El programador Ray Tomlinson fue quien lo implementó, y además incorporó el uso del carácter arroba (@) en las direcciones de correo electrónico, hecho que se convertiría en una clave para garantizar el éxito en este sistema.

Vamos a mencionar algunas ventajas, por las que podemos elegir el correo electrónico, en lugar de la mensajería instnatánea.

Ventajas del Correo Electrónico.

  • Crea un archivo del correo enviado y recibido. Esto es de gran utilidad, ya que con el pasar del tiempo, aumenta la cantidad de mensajes enviados y recibidos. En la mensajería instantánea con frecuencia se hace necesario vaciar los chat, lo que nos hace perder ese archivo. Esto no sucede en el correo electrónico, por lo que podremos encontrar viejos correos. Incluso tenemos la opción "archivar" que permite ocultarlos sin la necesidad de borrarlos.
  • No ocupa espacio. La función de archivado, nos permite dejar esos correos ocultos en el servidor, sin necesidad de que estén en nuestros celulares, table o computadoras. De manera que podemos liberar espacio en los dispositivos, a diferencia de lo que sucede con la mensajería instantánea como Whatsapp.
  • Hacer búsquedas. En todos los servicios de webmail tenemos la función de buscar palabras en nuestros correos. De manera que si tenemos diversos temas a los que se hace mención, podemos buscarlos y aparecerán los correos aunque estén archivados. Si conocemos esta función, y la tenemos en cuenta para utilizarla, incluso podemos deliberadamente escribir términos de búsqueda en nuestros correos, para poder acceder a ellos más fácilmente en el futuro. Si querés agregar un término de búsqueda a un correo, simplemente renvialo a tu misma dirección, agregando todos los términos de búsqueda y definiciones para poder encontrar fácilmente el contenido más adelante.
  • Es independiente del dispositivo. A diferencia de Whatsapp, el correo electrónico es independiente de qué dispositivo estemos usando, e incluso podemos usar simultáneamente más de uno. Podremos entrar al sitio de correo desde cualquier celular, PC o tablet. Sólo hay que saber nuestra contraseña y tener un navegador. 
  • No necesita instalar programas. Como mencionamos en el punto anterior, sólo con cualquier navegador bastará para poder acceder a utilizar nuestro correo electrónico. Hay software específico, denominados "clientes de correo", que pueden acelerar o facilitar el uso, pero no son de uso necesario u obligatorio.
  • Guarda borradores. Esta función es muy útil para organizar nuestro trabajo. Cuando aún no terminemos de escribir por completo un correo, antes de enviarlo podemos guardarlo como borrador y continuar trabajando en él en otro momento. Estará en la carpeta "Borradores". Siempre que comenzamos a escribir un correo, automáticamente se estará guardando como borrador cada algunos minutos, entonces si abandonamos el correo también podremos encontrar nuestro trabajo donde lo dejamos. Esta función viene a permitir que podamos trabajar en textos largos y otras producciones. También se estarán guardando en el borrador, los archivos adjuntos que vayamos incorporando.
  • Programar envíos. Es una función muy útil y que me gusta mucho utilizar. Me permite trabajar por adelantado y brindarme mucha tranquilidad. Si tengo una fecha de entrega para un trabajo, puedo anticiparme y programar el envío. Por ejemplo, supongamos que tengo una entrega para el día lunes, pero no quiero trabajar el fin de semana. Entonces, trabajo para terminar el trabajo el día viernes, pero programo el correo para que se entregue el día lunes, y puedo elegir el horario, por ejemplo a las 9:00 de la mañana. Esto me gusta porque no genera notificaciones a la otra persona en el horario en el que yo estoy trabajando, que podría ser a la noche o en fin de semana. Por lo tanto, refuerza la idea de no invadir la rutina y la organización del tiempo de la otra persona, evitando interrupciones innecesarias.
  • Cancelar o editar los envíos programados. Cuando utilicé la función de programar el envío, puedo encontrar los correos programados en la carpeta "Envíos Programados" y desde allí, cancelar el envío del correo, con lo que el mensaje pasa a ser un borrador nuevamente, y así se podrán hacer diversas ediciones, como agregar o quitar información, o reprogramar el envío para otra fecha u horario.
  • Guardar copias de respaldo. Los correos electrónicos actualmente tienen tanta capacidad de información (15 Gigas para gmail, ilimitado para yahoo, ilimitado para la suite educativa de Google que es para docentes y alumnos), que se puede utilizar para hacer copias de seguridad (backup) de documentos personales. Simplemente adjuntamos nuestros documentos, archivos, imágenes u otros, a nuestro propio correo y nos lo enviamos como si se tratase de un correo electrónico normal. Nos llegará la copia enviada y así tendremos una copia de nuestros archivos. Para hacer esto recomiendo escribir términos de búsqueda que definan los documentos que enviamos, entonces podremos encontrarlos al hacer una búsqueda mucho tiempo después. Es una práctica muy útil hacer esto con frecuencia, al menos una vez al año.

Favorece nuestro aprendizaje.

El correo electrónico, como el resto de los medios asincrónicos, favorecen nuestro aprendizaje y nuestra productividad. Y eso sucede porque nuestro cerebro necesita enfoque y concentración para poder aprender y ser más productivo. Reflexionemos, que el aprendizaje no es algo que se dará en forma automática. Nuestro cerebro es un organismo vivo. Pensemos en una planta: Una planta para crecer necesita un clima, tierra fértil, agua, y tiempo. De la misma manera, para que en nuestra mente se produzca el aprendizaje, necesitamos un ambiente propicio, que sea tranquilo, el material, la energía que nos dará la motivación, y también necesitamos tiempo. Entonces, todas aquellas interrupciones, distracciones, y estímulos que nos aparten del enfoque y de la concentración, estarán obstaculizando el proceso interno necesario para lograr un aprendizaje significativo. Necesitamos concentrarnos, y por eso los medios que nos permiten trabajar conectados y nos brindan la información pero de forma no invasiva, son apropiados para el estudio y el trabajo.

Por todo esto, generemos un espacio de estudio y de trabajo propicio para la concentración, evitando interrupciones constantes. Obtendremos muy buenos resultados.

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Gracias por leer.

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